Йоджи Токунага — про пандемію й ефективність гнучкості в бізнес-процесах
Ми в BrainRain часто готуємо для вас переклади й адаптації авторських матеріалів осіб, відомих у світових бізнес-колах. Ця стаття належить перу Йоджи Токунага, президента й СЕО глобальної компанії менеджменту інформації й цифрових послуг Ricoh. Мова піде про те, як пандемія змінила світ, а також про користь аджайлу в умовах швидкої реорганізації й масштабування структур.
Пандемія змінила наш спосіб роботи. Розширила можливості, підштовхнула компанії адаптуватися до гнучкого, гібридного способу роботи переважно за межами офісних стін. Тоді як одні компанії повертаються до офісного стилю життя, інші відмовляються від нього назавжди. Хтось переходить на часткову зайнятість. Хтось ходить в офіс лише у певні години чи дні. Організація може обирати будь-який спосіб роботи, та щоб вижити, їй доведеться дотримуватись основної “заповіді”.
Щоб бути ефективною, організація мусить бути гнучкою
Цьогоріч ми стали свідками метаморфози. Світ нагадав нам, що все може перевернутися з ніг на голову за одну ніч. Стежка змін рухається швидше за будь-яку бігову доріжку, не залишаючи нам часу на паузи, як і часу на вибачення. Щоб залишатися в темі та бізнесі, надавати винятковий рівень умов праці й користувацького досвіду, організаціям доводиться реагувати швидко і спритно. Успіх можливий завдяки безпечному і гнучкому аджайлу.
Інформація тепер так само відв’язана від фізичної локації. І хоч нова реальність відкриває нові можливості, вона також зіштовхує нас віч-на-віч із новими труднощами. Організації кидаються в обійми короткочасних тактик, аби владнати ці труднощі. Примусове пристосування до домашнього середовища інструментів, орієнтованих на інші умови, впровадження незрілих технологій, фокус уваги на всьому крім реальних результатів бізнесу… Слід розуміти: не кожна зміна буде достатньо довготривалою, щоб варто було адаптувати до неї режим роботи цілої організації. Шукайте нові шляхи: захищайте, пов’язуйте і спрямовуйте технології й процеси в організаціях так, щоб результатом було стабільне зростання і тепер, і в майбутньому.
Тривала стабільність і ріст залежать від менеджменту інформаційної безпеки, а також від гнучкості в цифрових послугах і робочих процесах.
Інформація — актив, що допомагає уявити краще майбутнє
Холістичний підхід до роботи — не обмежений офісними стінами — допомагає командам контактувати й отримувати інформацію, якої потребують, без обмежень і посередників всередині організації.
Те, як ми працюємо сьогодні, відрізняється від нашого способу роботи у 2019. Так само наше місце, спосіб і досвід роботи може сильно відрізнятися вже через рік. Пандемія спровокувала зміни. Розповсюджений приклад: працівник може сьогодні прийти в офіс, а завтра вже ні, адже діти перебувають на дистанційному навчанні. Ці ситуації не завжди можна передбачити. Гнучкість в робочих процесах згладжує ситуативні незручності й дозволяє підтримувати необхідну продуктивність, продовжуючи надавати високий рівень умов праці та користувацького досвіду.
Відповідно до даних IDC, до 2024 року 50% всіх структурованих, повторюваних задач буде автоматизовано. Незалежно, де відбувається робота, організації мають підвищувати рівень своїх бізнес-процесів, особливо якщо до пандемії частина з них робилася вручну й на папері. Оцифрування документів і процесів та автоматизація бізнесу дозволить організаціям підтримувати продуктивність робочого середовища, вводити в нього сучасні навички бізнесу, поступово додавати гнучкості під час природної еволюції робочих процесів. Не поспішайте назустріч найновішим технологіям. Якщо вони ще не визріли повністю, їх негайне впровадження може негативно вплинути на бізнес. Створювати гнучкий, аджайльний досвід роботи вкрай необхідно, та можна обрати для цього безпечніший шлях.
Як обрати вірний підхід до гнучкості в бізнес-процесах
В індустрії охорони здоров’я фахівці надміру залежать від паперової роботи. Це підвищує вартість і знижує ефективність робочих процесів, часом псуючи якість контакту пацієнта й лікаря настільки, що рівень довіри клієнтів до системи охорони здоров’я загалом знижується. Особливо це помітно тепер, коли доступ до інформації про пацієнтів має таке велике значення. Нам як ніколи потрібен безпечний сервіс автоматизації й управління інформацією про пацієнтів.
З березня 2020 року тиск на операційну маржу впливає на провайдерів охорони здоров’я у США. Ті ж шукають шляхи обходу дефіциту. McKinsey&Company стверджують, що 94% скарг пацієнтів украй залежні від їх ручної обробки і подальшої паперової роботи. Автоматизація полегшить, прискорить і підвищить ефективність цих процесів.
Нещодавно ми в Ricoh побачили ці труднощі на власні очі. Великий медичний центр на західному узбережжі обробляв понад 1000 скарг вручну щодня, заповнюючи понад 200 різних типів документів. Обробка одного документу в середньому займала до 20 хвилин, що призвело до майже двотижневого відставання в опрацюванні претензій. Ми вдосконалили робочі процеси й покращили час обробки та організації документації на 400%. Двісті типів документів замінили всього двадцятьма. Сконструювали портал на базі браузера, що допоміг персоналу працювати дистанційно без особливих зусиль. Тепер претензії обробляються менше ніж за два дні.
Відповідно до IDC, до 2023 року оцифрований бізнес складатиме більш ніж половину світового ВВП. Такі цифрові трансформації не обмежуються конкретними індустріями, географією чи пандеміями. Гнучкість додає стійкості.
Які кроки зробити назустріч формуванню гнучкості в робочих процесах?
Перш за все, спитайте себе й керуючу команду:
- Чи мають ваші працівники доступ до правильних інструментів, інформації й систем, щоб спокійно робити свою роботу?
- Чи можуть вони бути однаково творчими й продуктивними незалежно від локації, в якій працюють?
- Як вони зв’язуються з колегами, лінійними керівниками й замовниками?
- Як ви приваблюєте й надихаєте таланти, розвиваєте й формуєте лідерів?
Коли ви відповісте на ці питання чесно, рух до аджайлу перестане здаватися небезпечним і складним, наче човником через океан. Ви відчуєте впевненість.
Перекладено й адаптовано командою BrainRain з Forbes.com.
Клас методологій аджайл давно вже використовується не лише IT, software й engineering-компаніями. Сьогодні практично кожна галузь може переважити терези ринку на свій бік, впроваджуючи аджайльні методи й практики. Навіть маркетинг.
