Йоджи Токунага — о пандемии и эффективности гибкости в бизнес-процессах

Мы в BrainRain часто готовим для вас переводы и адаптации авторских материалов личностей, известных в мировых бизнес-кругах. Эта статья принадлежит перу Йоджи Токунага, президенту и СЕО глобальной компании менеджмента информации и цифровых услуг Ricoh. Поговорим о том, как пандемия изменила мир, а также о пользе аджайла в условиях быстрой реорганизации и масштабирования структур.

Пандемия изменила наш способ работы. Расширила возможности, подтолкнула компании адаптироваться к гибкому, гибридному труду преимущественно за пределами офисных стен. И сейчас, пока одни компании возвращаются к офисному образу жизни, другие навсегда от него отказываются. Кто-то переходит на частичную занятость. Кто-то ходит в офис лишь в определенные часы или дни. Организация может выбирать любой способ работы, но чтобы выжить, ей придется держаться главной  “заповеди”.

Эффективная организация = гибкая организация

В этом году мы стали свидетелями метаморфозы. Мир напомнил нам, что все может перевернуться с ног на голову за одну ночь. Дорожка перемен движется быстрее любой беговой дорожки, не оставляя времени на паузы и извинения. Чтоб оставаться в теме и в бизнесе, чтобы предоставлять исключительный уровень условий труда и пользовательского опыта, организациям приходится реагировать быстро и ловко. Это возможно благодаря безопасному и гибкому аджайлу.

Информация тоже отвязана от физической локации. И хотя новая реальность открывает новые возможности, она же сталкивает нас лицом к лицу с новыми трудностями. Пытаясь справиться с этим, многие организации бросаются в объятья кратковременных тактик. Принудительное приспосабливание к домашней среде инструментов, созданных для другого, внедрение незрелых технологий, фокусировка на всем, но только не на реальных результатах бизнеса… Поймите: не каждое изменение так длительно, чтобы оправдать адаптацию к нему режима работы всей организации. Ищите новые пути: защищайте, связывайте и направляйте технологии и процессы в организациях так, чтобы в итоге получить стабильный рост и теперь, и в будущем.

Теперь длительная стабильность и рост зависят от менеджмента информационной безопасности, а также от гибкости в цифровых услугах и рабочих процессах.

Информация — актив, помогающий представить лучшее будущее

Холистический подход к работе — не ограниченный офисными стенами — помогает командам контактировать и получать нужную информацию без ограничений и посредников внутри организации.

То, как мы работаем сейчас, отличается от нашего способа работы в 2019. Точно так же наше место, способ и опыт работы будут сильно отличаться уже в следующем году. Пандемия спровоцировала изменения. Распространенный пример: сотрудник может сегодня прийти в офис, а завтра нет, ведь дети у него на дистанционном обучении. Эти ситуации не всегда можно предусмотреть. Гибкость в рабочих процессах сглаживает ситуативные неудобства и позволяет поддерживать необходимую продуктивность, продолжая предоставлять высокий уровень условий работы и пользовательского опыта.

Согласно данным IDC, к 2024 году удастся автоматизировать 50% всех структурированных, повторяющихся задач. Где бы ни происходила работа, организации должны повышать уровень своих бизнес-процессов, особенно если до пандемии часть из них выполнялась вручную и на бумаге. Оцифровка документов и процессов и автоматизация бизнеса позволит организациям поддерживать продуктивность рабочей среды, вводить в нее современные навыки бизнеса, постепенно улучшать гибкость во время естественной эволюции рабочих процессов. Не сильно бегите навстречу новым технологиям. Если они еще не созрели полностью, немедленное внедрение может негативно повлиять на бизнес. Да, создавать гибкий, аджайльный опыт необходимо, но для этого можно выбрать и более безопасную дорожку.

Живой кейс из сотрудничества с провайдером здравоохранения об оцифровке и гибкости

В индустрии здравоохранения специалисты чересчур сильно зависят от бумажной работы. Это повышает стоимость и снижает эффективность рабочих процессов, порой настолько ухудшая качество контакта пациента и врача, что уровень доверия клиентов к системе здравоохранения падает в целом. Особенно это заметно теперь, когда доступ к информации о пациентах значит так много. Нам как никогда необходим безопасный сервис автоматизации и управления информацией о пациентах.

С марта 2020 года давление на операционную маржу влияет на провайдеров здравоохранения в США, и они ищут пути обхода дефицита. McKinsey&Company утверждают, что 94% жалоб пациентов крайне сильно зависят от их ручной обработки и дальнейшего копания в бумагах. Автоматизация облегчит, ускорит и повысит эффективность этих процессов.

Мы в Ricoh увидели эти трудности собственными глазами. Большой медицинский центр на западном побережье обрабатывал более 1000 жалоб вручную каждый день, заполняя свыше 200 разных типов документов. Обработка одного документа занимала в среднем около 20 минут, из-за чего организация отставала от процесса обработки претензий почти на две недели. Мы усовершенствовали рабочие процессы и улучшили время обработки и организации документации на 400%. Двести типов документов превратили в двадцать. Построили портал на базе браузера, который помог персоналу работать дистанционно без особых проблем. Теперь задержка в обработке претензий составляет меньше двух дней.

Согласно с IDC, к 2023 году оцифрованный бизнес составит более половины мирового ВВП. Такие цифровые трансформации не ограничиваются конкретными индустриями, географией или пандемиями. Гибкость добавляет устойчивости.

Какие шаги сделать навстречу формированию гибкости в рабочих процессах?

В первую очередь, спросите себя и команду руководства:

1. Есть ли у ваших сотрудников доступ к правильным инструментам, информации и системам, чтобы спокойно делать свою работу?
2. Могут ли они творчески и продуктивно работать независимо от локации?
3. Как они связываются с коллегами, линейными менеджерами и заказчиками?
4. Как вы привлекаете и вдохновляете таланты, развиваете и формируете лидеров?

Ответьте честно на эти вопросы, и ваше движение к аджайлу перестанет казаться опасным и сложным, будто на утлой лодчонке сквозь океан. Вы обретете уверенность.

Переведено и адаптировано командой BrainRain из Forbes.com.

Класс методологий аджайл давно уже используется не только IT, software и engineering-компаниями. Практически каждая отрасль может перевесить рынок в свою сторону, внедряя аджайльные методы и практики. Даже маркетинг.