Конференция ScrumDayUkraine 2021 — совсем скоро! Поймайте early bird price, пока не улетела
30 декабря, 2020 | 15 | 1249 | 5.0  5.0
Harvard Business Review

5 правил, как сделать онлайн-митинг динамичным и интересным каждому


Удержать внимание участников на встрече всегда сложно. Особенно если люди физически не находятся в одной комнате. Gравда раздражает, когда вы только что толкнули девятиминутную речь и остановились в ожидании реакции, а вместо нее получили: “Кажется, я потерял нить разговора” (могущее с тем же успехом значить “Я купал кота и не ожидал, что меня спросят”)?

Давайте признаем: большинство встреч идут коту под хвост из-за того, что спикеры (почти) не уделяют внимание вовлечению участников в процесс. Находясь в одной комнате, мы компенсируем это вынужденным зрительным контактом. Участники оффлайн-встречи чувствуют себя некоей мерой обязанными проявлять интерес, даже сидя в телефонах. А вот в ситуациях, где обеспечить внимание через зрительную связь нельзя, спикерам приходится обучаться азам коммуникации. А именно, формировать ситуацию произвольной заинтересованности — создавать структурированные возможности для того, чтобы полностью погрузить участников встречи в ее процесс.

Существует четыре весомые причины для проведения встречи: 

  • влияние на других;
  • принятие решений;
  • решение проблем;
  • усиление связей. 

Пассивные участники встреч редко бывают хорошими сотрудниками. Все эти процессы требуют активности. Предусловие для эффективных встреч — не важно, онлайн или оффлайн — это произвольная заинтересованность.

Последние годы мы изучали проведение онлайн-тренингов в поиске причины, почему большинство виртуальных встреч заставляют участников скучать до смерти. В итоге нам удалось вывести и проверить пять правил, ведущих к лучшим результатам встреч.  В одном из наших исследований, в котором мы сравнивали 200 участников оффлайн-встреч с 200-ми участниками онлайнов, мы обнаружили, что придерживаясь этих правил, мы добиваемся достаточно высокого или даже более высокого, чем на оффлайн-встречах, уровня заинтересованности в 86% случаев. Сегодня мы уже проверили эффективность этих правил на более чем 15-ти тысячах участников.

Давайте возьмем Рауля, менеджера среднего звена, который должен провести пятнадцатиминутную виртуальную презентацию для шестнадцати коллег, разбросанных в пределах Южной и Северной Америк. Он преследует цель убедить их определить глобальные возможности продаж по каждому их региональному учетному портфелю, а после начать сотрудничать друг с другом ради их развития. Чтобы избежать пассивной лекции и заинтересовать группу, он собирается использовать 18 слайдов. А вот и правила, которым нужно следовать.

1. Правило 60 секунд

Не вовлекайте группу в решение проблемы, пока она ее не прочувствует. Сделайте что-то в первые 60 секунд, чтобы участники встречи обеспокоились о проблеме. Подойдет шокирующая или провокационная статистика, истории, драматические аналогии. Вот например Рауль начал со статистики, которая показывала средние размеры глобальных сделок конкурента. Это помогло создать в группе чувство отставания. Также он мог бы рассказать историю о разочарованном пользователе, который прекратил покупать товары компании, когда она не смогла предложить ему глобальную ценовую политику и поддержку. А еще он мог бы вызвать эмоции через аналогию с китами, которые питаются намного эффективнее, работая вместе, окружая большие косяки криля и пируя по очереди. Какую бы тактику вы не использовали, помните о цели: убедиться, что группа понимает проблему или возможность на эмоциональном уровне, а уже потом начинать ее решать.

2. Правило ответственности

Входя в любую социальную среду, люди определяют свою роль в ней. К примеру, в кинотеатре вы несознательно выбираете роль наблюдателя — ведь вы хотите получить развлечение. В спортзале вы — активный участник, ваша цель — труд. Виртуальная встреча ставит перед спикером сложнейшую задачу, — заставить членов команды бессознательно отказаться от роли наблюдателя. Ведь многие из них определили такую роль для себя еще в момент получения приглашения. Чтобы противостоять их решению, нужно в первые же минуты создать чувство распределения ответственности. Главное — не говорить напрямую: “Пусть это будет разговор, а не презентация, мне нужно, чтобы каждый из вас принял участие”. Это редко срабатывает. Лучше дайте людям возможность взять на себя ответственность. Следующее правило — как раз о том, как это сделать.

3. Правило “Некуда прятаться”

Исследования доказывают: если у человека случился сердечный приступ в вагоне метро, то чем больше там людей, тем меньше у него шансов получить помощь. Социальные психологи называют этот феномен диффузией ответственности. Если ответственность лежит на всех, никто не будет чувствовать себя достаточно ответственным. Избегайте этого. Давайте людям задачи, в которых им придется активно действовать. Не позволяйте им прятаться за чужой спиной. Определите проблему, которую можно быстро решить, распределите участников на группы из двух-трех людей (не более). Дайте им медиатор для общения: видеоконференцию, канал в Slack, мессенджер-платформу. Если вы используете виртуальную платформу для встреч, которая позволяет работать в микрогруппах (Zoom, Microsoft Teams), задействуйте этот функционал. Дайте членам команды узкие временные рамки для выполнения кратких структурированных задач. К примеру, Рауль может сказать что-то вроде: “Следующий слайд откроет вам вашего партнера. Ваша задача в микрогруппе — восстановить ситуацию, о которой жалеете: например, вспомнить клиента, сделка с которым могла бы принести компании намного больше денег, если бы все мы лучше работали в прошлом году. На все про все у вас две минуты.” Затем он может попросить каждого напечатать ответы в чате, а также предложить одному-двум участникам встречи рассказать о своих примерах устно.

4. Правило MVP

Нет ничего более скучного для группы, чем впечатляющие данные, организованные в бесконечные списки на каждом слайде. Пускай ваша команда умнее и изысканнее многих, и все же, чтобы заинтересовать людей, нужно смешивать факты с историями. Мы советуем спикерам определять минимальные жизнеспособные презентации (MVP), без которых им будет сложно представить тему и провести встречу. Выберите как можно меньшее количество данных, необходимое вам, чтобы проинформировать и заинтересовать группу. И ничего более. Побочное преимущество этого правила — в том, что оно заставляет вас творчески подходить к вовлечению участников. Слишком много слайдов делают вас их рабом, обязанным представить каждый из них. Если у Рауля есть 18 минут на проведение встречи, 15 слайдов — это слишком. Правильно будет создать прецедент с помощью одного-двух слайдов, а потом использовать несколько дополнительных, чтобы выполнить задания, изложенные в правилах 1-3.

5. Правило 5 минут

Давайте группе новую проблему для решения раз в пять минут или чаще. Помните: участники разбросаны по разных комнатах, каждый из них сталкивается с кучей соблазнительных отвлекающих факторов. Если вы не введете их в состояние постоянного ожидания занятости, они выберут для себя роли пассивных наблюдателей. Вернуть их будет намного труднее. Пятнадцатиминутная презентация Рауля должна содержать две-три краткие, понятные и содержательные возможности для участия. К примеру, он может начать с того, что группа самостоятельно создаст список вопросов для рассмотрения, а потом дать им возможность проголосовать за порядок рассмотрения этих вопросов.

Пусть эти правила станут вашей второй кожей как в онлайн, так и в оффлайн-встречах. Сегодня ставки гораздо выше, ведь многие команды работают дистанционно. А следуя этим правилам, вы существенно и быстро повысите продуктивность каждого виртуального собрания.

Мы в BrainRain изобрели собственные техники проведения тренингов онлайн. Скучно не бывает вообще никогда: постоянный интерактив, работа в комнатах, микрогруппах, командные упражнения, фасилитации, разбор полетов на реальных кейсах и практичных жизненных ситуациях. Ведь людей, неспособных учиться и работать на расстоянии, не бывает. Зато бывают скучные занятия, неинтересные лекции или же неудачно подобранные тренинги касательно вашего уровня осознанности и практических навыков. 

Задумываетесь над участием, но все еще сомневаетесь? Закажите бесплатную видеоконсультацию, и наш менеджер поможет вам определиться, нужен ли вам этот тренинг на данном этапе и, если да, чем он будет вам полезен.

pspo online psm scrum agile

Переведено и адаптировано командой BrainRain по материалам Harvard Business Review.