5 правил, як зробити онлайн-зустріч динамічною й цікавою для кожного

Утримати увагу учасників на зустрічі завжди важко. Особливо коли люди не знаходяться фізично в одній кімнаті. Правда ж, дратує, коли щойно виголосив дев’ятихвилинну промову і зупинився, чекаючи на реакцію, а натомість отримав: “Я, здається, втратив нитку розмови” (що може з тим же успіхом означати “Я купав кота і не очікував, що мене спитають”)?

Давайте визнаємо: більшість зустрічей ідуть коту під хвіст, бо спікери (майже) не приділяють уваги залученню учасників у процес. Перебуваючи в одній кімнаті, ми компенсуємо це вимушеним зоровим контактом. Учасники офлайн-зустрічі почуваються певною мірою зобов’язаними виявляти інтерес, навіть якщо сидять в телефонах. А от у ситуаціях, де не можна забезпечити увагу шляхом зорового контакту, спікерам доводиться вчитися азам комунікації. А саме, формувати ситуацію добровільної зацікавленості — створювати структуровані можливості для того, щоб учасники зустрічі були повністю занурені в її процес.

Існує чотири вагомі причини проводити зустріч:

• вплив на інших;
• прийняття рішень;
• вирішення проблем;
• підсилення зв’язків.

Пасивні учасники зустрічей рідко є гарними працівниками. Усі ці процеси вимагають активності. Передумовою для ефективних зустрічей — байдуже, онлайн чи офлайн — є добровільна зацікавленість.

Останні кілька років ми вивчали проведення онлайн-тренінгів, шукаючи причину, чому більшість віртуальних зібрань знуджують учасників до смерті. Як результат, вдалося вивести й перевірити п’ять правил, що ведуть до передбачувано кращих результатів зустрічей. В одному з наших досліджень, де порівнювалося 200 учасників фізичних зустрічей із 200-ми учасниками віртуальних, ми виявили, що при застосуванні цих правил 86% учасників виявляють достатньо високий чи навіть вищий, ніж в офлайн-зустрічах, рівень зацікавленості. Сьогодні ми вже перевірили ефективність цих правил на більш ніж 15-ти тисячах учасників.

Візьмемо Рауля, менеджера середньої ланки, що має провести п’ятнадцятихвилинну віртуальну презентацію шістнадцяти колегам, розкиданим у межах Північної й Південної Америк. Його мета — переконати їх виявити глобальні можливості продажів кожного з їхніх регіональних облікових портфелів, а тоді співпрацювати, розвиваючи їх. Щоб уникнути пасивної лекції і зацікавити групу, він планує використати 18 слайдів. Ось правила, яких Раулю слід дотримуватися.

1. Правило 60 секунд

Не залучайте групу до вирішення проблеми, поки вона її не відчуває. Зробіть щось у перші ж 60 секунд, щоб учасники зустрічі перейнялися проблемою. Підійде шокуюча або провокативна статистика, анекдоти, драматичні аналогії. Ось Рауль почав зі статистики, що показувала середні розміри глобальних угод конкурента. Це допомогло створити в групі відчуття відставання. Він міг би також розповісти історію розчарованого користувача, який припинив купувати товари компанії, коли та не змогла запропонувати йому глобальну цінову політику й підтримку. Він також міг би викликати емоції, провівши аналогію з китами, що годуються значно ефективніше, коли працюють разом, оточуючи великі косяки криля й бенкетуючи по черзі. Яку б тактику ви не використали, мета одна: переконатися, що група розуміє проблему або можливість на емоційному рівні, перш ніж починати її вирішувати.

2. Правило відповідальності

Входячи в будь-яке соціальне середовище, люди визначають свою роль у ньому. До прикладу, у кінотеатрі ви несвідомо обираєте роль спостерігача — адже метою вашого перебування тут є розвага. У спортзалі ви — активний учасник, ваша мета — праця. Найбільший виклик, який ставить перед спікером віртуальна зустріч, — змусити членів команди несвідомо відмовитися від ролі спостерігача. Адже багато хто відразу визначив цю роль своєю ще в мить отримання запрошення. Щоб протистояти цьому рішенню, потрібно в перші хвилини презентації створити відчуття розподілу відповідальності. Тільки не кажіть прямо: “Нехай це буде розмова, а не презентація. Мені потрібно, щоб ви всі брали участь”. Це рідко спрацьовує. Натомість дайте людям можливість взяти на себе відповідальність самим. Наступне правило — якраз про те, як це зробити.

3. Правило “Ніде сховатися”

Дослідження показують: якщо в людини стався серцевий приступ у метро, то чим більше людей у вагоні, тим менше в неї шансів отримати допомогу. Соціальні психологи відносять цей феномен до так званої дифузії відповідальності. Якщо відповідальність лежить на всіх, то ніхто не почувається відповідальним. Уникайте цього на зустрічах. Давайте людям завдання, в яких вони муситимуть активно проявляти себе. Так, щоб вони не могли сховатися за чиєюсь спиною. Визначте проблему, яку можна вирішити швидко, розподіліть учасників на групи з двох-трьох людей (не більше). Дайте їм посередника для спілкування (відеоконференцію, канал у Slack, платформу-месенджер). Якщо ви спілкуєтесь через віртуальну платформу для зустрічей, що дозволяє роботу в мікрогрупах (Zoom, Microsoft Teams), користуйтеся цим. Дайте членам команди вузькі часові рамки на виконання коротких структурованих завдань. Наприклад, Рауль може сказати щось на кшталт: “Наступний слайд відкриє вам вашого партнера. Ваше завдання в мікрогрупі — знайти ситуацію, про яку шкодуєте: наприклад, клієнта, з яким могли б мати значно кращу угоду, якби ми всі працювали краще протягом останнього року. На виконання завдання дається дві хвилини.” Далі він може попросити кожного надрукувати відповіді в чаті, а також одного-двох учасників розповісти про свої приклади усно.

4. Правило MVP

Немає нічого, що знуджувало б групу більше, ніж вражаючі дані, організовані в нескінченні списки слайд за слайдом. Якою б розумною й вишуканою не була команда, якщо ви маєте на меті зацікавити людей, потрібно змішувати факти й історії. Ми заохочуємо спікерів визначати мінімальні життєздатні презентації (MVP), без яких їм буде складно представити тему і провести зустріч. Оберіть найменшу можливу кількість даних, необхідну вам, щоб проінформувати й зацікавити групу. Не додавайте нічого більше. Побічна перевага цього правила — у тому, що воно змушує вас творчо підходити до зацікавлення учасників. Маючи забагато слайдів, ви стаєте їх рабом, зобов’язаним пройтися по кожному. Якщо у Рауля є 18 хвилин на зустріч, 15 слайдів — явно забагато. Правильно буде створити прецедент з допомогою одного-двох слайдів, а тоді використати кілька додаткових, щоб виконати завдання згідно з вищевказаними правилами 1-3.

5. Правило 5 хвилин

Давайте групі нову проблему для вирішення як мінімум щоп’ять хвилин. Пам’ятайте: учасники розкидані по різних кімнатах, кожен з них стикається з безліччю спокусливих відволікаючих факторів. Якщо ви не введете їх у стан постійного очікування зайнятості, вони змінять ролі на пасивних спостерігачів, і повернути їх буде значно важче. П’ятнадцятихвилинна презентація Рауля має містити дві-три короткі, зрозумілі і змістовні можливості для участі. До прикладу, він може почати з того, що група сама створить перелік питань для розгляду, а тоді дати їм можливість проголосувати за порядок розгляду.

Нехай ці правила стануть вашою другою шкірою як в онлайн, так і в офлайн-зустрічах. Тепер ставки значно вищі, адже багато команд працюють дистанційно. Слідуючи цим правилам, ви суттєво і швидко покращите продуктивність кожного віртуального зібрання.

Ми в BrainRain винайшли власні техніки проведення тренінгів онлайн. Нудно не буває нікому: постійний інтерактив, робота в кімнатах, мікрогрупах, командні вправи, фасилітації, розбір польотів на реальних кейсах і практичних життєвих ситуаціях. Адже немає людей, неспроможних працювати і вчитися дистанційно. Є нудні заняття, нецікаві лекції, або ж тренінги, підібрані невідповідно до вашого рівня обізнаності і практичних навичок.

Задумуєтесь над участю, але все ще вагаєтесь? Просто замовте безкоштовну відеоконсультацію, і наш менеджер допоможе вам визначитися, чи потрібен вам обраний тренінг на даному етапі, і чим він буде корисним конкретно для вас.

Перекладено й адаптовано командою BrainRain за матеріалами Harvard Business Review.