Посібник із проведення корисних зустрічей

Майже кожен, хто працює в компанії, бере участь у зустрічах. Майже 70% учасників зустрічей скаржаться, що марнують час через погану організацію. Одна з задач менеджера або ліда проєкту – створити умови членам команд, щоб вони могли більш ефективно виконувати свою роботу. Якщо це так, чому аж стільки зустрічей відчуваються марними?

Ми підготували для вас фреймворк про покращення якості зустрічей, їх планування та захист від найбільш розповсюджених помилок, що ведуть до марнування часу учасниками.

Фреймворк ААА (потрійної А)

Кожна зустріч має формуватися за правилами трьох А

Нам був потрібен план успіху. Тож ми створили фреймворк AAA (потрійної A), щоб допомогти вам зробити зустрічі ефективними.

Agenda – порядок денний

Ви знали, що в 70% випадків зустріч не містить порядку денного? Його відсутність – один із найбільш дратуючих факторів для учасників.

Порядок денний має включати теми до розгляду, перелік спікерів, а також будь-які документи чи інформацію для попереднього вивчення, які можуть бути корисними учасникам.

Actionable – фокус на дії

Зустрічі мають бути сфокусованими на діях. Якщо ваша зустріч не завершується набором прийнятих рішень, поставлених задач чи згенерованих ідей, очевидно, вона пройшла не надто продуктивно. Фокусуйтеся на потребах, які потрібно закрити протягом зустрічі, і документуйте результати, щоб не загубити їх у хаосі дискусій.

Accessible – доступність

Нотатки та ресурси, використані під час зустрічі, мають бути доступними для всіх її учасників. Ваша команда може використовувати різні інструменти для роботи (Asana, Google Docs, Trello, Jira, Slack тощо), але має бути єдине джерело істини, де зберігатимуться рішення, прийняті під час зустрічі.

Виявляйте і усувайте розповсюджені причини марнування часу

Ми перекопали купу досліджень, визначаючи, що робить зустрічі більш і менш ефективними, і вивели найрозповсюдженіші причини марнування часу, а також способи їх усунення.

Можна обійтися повідомленням

Як ви визначаєте, провести зустріч чи обійтися імейлом?

Задля уникнення розпилення інформації, імейл має бути першим у списку варіантів. Виняток – інформація, яка може сприйматися емоційно. Якщо потрібно розповісти погані (скорочення, зменшення бюджету тощо) чи навпаки – дуже хороші новини (підвищення на посаді, оголошення про покупку нового продукту тощо), це слід робити особисто.

Якщо результатом комунікації має бути консенсус у рішенні або брейншторм нових ідей, тоді також потрібна саме зустріч.

Бракує підготовки організатора

Це історія про час. Для більшості мітингів зекономити його допоможе той же порядок денний, описаний у листі-запрошенні на зустріч. Включіть туди всі теми, спікерів до кожної з них, часові відтинки, додайте документи, які потрібно прочитати завчасно, або принаймні орієнтовний план, якщо це який-небудь брейншторм.

Нечіткі рішення, прийняті під час мітингу

Один зі способів змарнувати час команди – це завершити мітинг без чітких рішень або плану дій. Фасилітатор може боротися з цим, увесь час підштовхуючи команду до прийняття рішень. Якщо на виході з зустрічі вдасться отримати список хоча б із 3-5 елементів (рішень, задач тощо), це закріпить відчуття корисно використаного часу.

Зайві учасники зустрічі

Майже кожен із нас бував на зустрічах, де не всі учасники були дійсно необхідними. З цього виникає дві проблеми:

• Перехрещення ідей, що ускладнює прийняття рішень (дві господині на одній кухні)
• Мовчазна присутність, яка чи й узагалі потрібна?

Щоб перемогти цю проблему, потрібно свідомо мінімізувати кількість учасників зустрічі. Найпродуктивніші мітинги відбуваються в межах 5 учасників, тож щойно кількість перевалює за цю цифру, нагадайте собі – чи готові ви пожертвувати часом усіх цих людей і чи всі вони аж такі потрібні на цій зустрічі?

Невчасний початок і кінець зустрічі

Найочевидніша причина марнування часу зустрічі – це спізнення учасників на її початок і проведення довше передбаченого таймслоту. Якщо ви не починаєте вчасно, продуктивність буде втрачено. Якщо виходите за рамки передбаченого часу, ви крадете час у інших своїх задач та в інших учасників зустрічі. Тому нагадуйте всім бути пунктуальними. Плануйте час так, щоб у людей лишалося кілька хвилин підготуватися до наступної зустрічі – наприклад, поставте кінець зустрічі о 14:50 замість 15:00.

Також вам потрібен фасилітатор, який пильнуватиме, щоб розмова не виходила за рамки порядку денного, а учасники не відхилялися від обговорюваних тем.

Домінуючий голос

Часом у кімнаті присутня одна особа, чий голос перекрикує решту. Ось кілька способів, як це подолати:

• Продемонструйте, що домінуючий голос було почуто, і переведіть розмову на інших учасників зустрічі. На кшталт “Дякую, Алексе, це було дуже цікаво. А що з цього приводу думаєте ви, Катерино?”
• Якщо людина не розуміє натяк, можливо, варто говорити з нею більш прямо: “Алексе, я ціную вашу думку, проте хотів би також почути і інших учасників зустрічі, щоб ми отримали різнобічне бачення проблеми.”

Не забудьте підготувати кімнату і ресурси

Одна з речей, які найчастіше залишаються поза увагою, – це підготовка матеріалів, ресурсів та власне простору для зустрічі. Для цього потрібно звернути увагу на три моменти:

Переконайтеся, що папери готові

Якщо потрібно щось роздрукувати, майте на це запас часу. Принесіть матеріали у кімнату і розкладіть їх на столі перед кожним або поставте організовано, щоб у потрібний момент їх можна було роздати швидко. Якщо дзвінок в онлайні, документи також потрібно підготувати, тільки у цифровій версії. Не забудьте відкрити доступи: якщо ви не вклали матеріали в листи-запрошення на зустріч, можна швидко поділитися ними у чаті, якщо всі мають необхідні доступи.

Організуйте кімнату

Чи з усіх місць достатньо добре видно екран/дошку? Чи є стільці, які знаходяться задалеко від основного мікрофону зали? Чи відповідає організація простору меті зустрічі? Адже якщо у вас спільна дискусія, це історія про круглий стіл, а якщо розбивка на менші групи, потрібно мати для цього достатньо окремих зон. Пропрацьована логістика зустрічі дозволить вам витиснути з неї якнайкращий результат.

Перевірте технічні засоби

Перед зустріччю пробіжіться по перевірках. Чи працює камера? Мікрофон? Навушники? Чи можете ви транслювати свій екран, чи всі оновлення встановлено? Чи у правильній обліковці Zoom ви знаходитеся і чи досить вам 40-хвилинного ліміту безкоштовної версії, чи потрібно купити підписку. Завжди може трапитися щось несподіване, та попереднім тестуванням ви сильно зменшуєте таку ймовірність.

Бажаємо успіху!

Ключ до проведення якісної зустрічі – не перестаратися.

✅ Користуйтеся нашим планом (фреймворк потрійної А), передбачайте потенційні причини втрати часу, завчасно готуйте простір – і зустріч пройде чудово.

✅ Переконайтеся, що зустріч була результативною (наприклад, ми прийняли кілька рішень, запланували повторні зустрічі, навчили людей), і в команди не буде відчуття марно втраченого часу.

✅ Завжди приділяйте якомога більше уваги діям: вони – найкращий сторож цінності часу зустрічі.