Пособие по полезным встречам

Почти каждый сотрудник компании участвует во встречах. Почти 70% участников встреч утверждают, что тратят время зря из-за плохой организации. Одна из задач менеджера или лида проекта – создать условия членам команд, чтобы те могли более эффективно выполнять свою работу. Если это так, почему столько встреч ощущаются как пустая трата времени? 

Мы подготовили для вас фреймворк об улучшении качества встреч, их планировании и защите от самых распространенных ошибок, ведущих к потере времени участниками.

Фреймворк ААА (тройной А)

Каждая встреча должна формироваться по правилам трех А

Нам понадобился план успеха. Так мы создали фреймворк AAA (тройной A), чтобы помочь вам сделать встречи эффективными.

Agenda – повестка дня

А вы знали, что в 70% случаев повестка дня во встрече не предусмотрена? Ее отсутствие – один из наиболее раздражающих факторов для участников.

Повестка дня должна содержать темы к рассмотрению, перечень спикеров, а также любые документы или информацию для предварительного изучения, которые могут быть полезны участникам.

Actionable – фокус на действии

Встречи должны быть сфокусированными на действиях. Если ваша встреча не заканчивается набором принятых решений, поставленных задач или сгенерированных идей, значит, она была не слишком продуктивна. Фокусируйтесь на потребностях, которые нужно закрыть на протяжении встречи, и документируйте результаты, чтобы не потерять их в хаосе дискуссий.

Accessible – доступность

Заметки и ресурсы, использованные во время встречи, должны быть доступны для всех ее участников. Ваша команда может использовать разные инструменты для работы (Asana, Google Docs, Trello, Jira, Slack и другие), но должен существовать единый источник истины, в котором будут храниться решения, принятые на встрече.

Определяйте и убирайте распространенные причины расходования времени зря

Мы перекопали кучу исследований, определяя, что делает встречи более и менее эффективными, и вывели самые распространенные причины пустой траты времени, а также способы их устранения.

Сообщения было бы достаточно

Как вы определяете, провести встречу или обойтись имейлом?

Во избежание распыления информации, имейл должен быть первым в списке вариантов. Исключение – информация, которая может восприниматься эмоционально. Если нужно рассказать плохие (сокращение, укорачивание бюджета и так далее) или наоборот – очень хорошие новости (повышение, объявление о покупке нового продукта и другие), это нужно делать лично.

Если результатом коммуникации должен быть консенсус в решении или брейншторм новых идей, также нужна будет именно встреча.

Организатор недостаточно подготовлен

Это история о времени. Для большинства митингов сэкономить его поможет та же повестка дня, описанная в письме-приглашении на встречу. Включите туда все темы, спикеров для каждой из них, временные отрезки, добавьте документы, которые нужно прочесть заранее, или же хотя бы ориентировочный план, если это какой-то брейншторм.

Нечеткие решения, принятые во время митинга

Один из способов растратить зря время команды – это закончить митинг без четких решений или плана действий. Фасилитатор может бороться с этим, все время подталкивая команду к принятию решений. Если на выходе из встречи удается получить список хотя бы из 3-5 элементов (решений, задач и пр.), это укрепит ощущение полезно проведенного времени.

Лишние участники встречи

Почти каждый из нас бывал на встречах, на которых не все участники были так уж нужны. Из этого рождаются две проблемы:

• Скрещивание идей, которое усложняет принятие решений (две хозяйки на одной кухне)
• Тихое и не особо нужное присутствие в уголке

Чтобы победить эту проблему, нужно сознательно минимизировать количество участников встречи. Самые продуктивные встречи получаются в пределах 5 участников, потому как только количество переваливает за эту цыфру, напомните себе – готовы ли вы пожертвовать временем всех этих людей и все ли они так уж нужны на этой встрече?

Несвоевременное начало и конец встречи

Самая очевидная причина пустой траты времени на встречах – это опоздание участников на их начало и проведение дольше, чем предусмотрено слотом в календаре. Если не начинать вовремя, продуктивность будет утеряна. Если выходите за границы предусмотренного времени, вы воруете время у других своих задач, да и у других участников встречи. Потому напоминайте всем о пунктуальности. Планируйте время так, чтобы у людей оставалось несколько минут подготовиться к следующей встрече – например, поставьте конец встречи на 14:50 вместо 15:00.

Также вам нужен фасилитатор, который будет следить, чтобы разговор не выходил за границы повестки дня, а участники не отклонялись от обсуждаемых тем.

Доминирующий голос

Порой в комнате есть один человек, чей голос перекрикивает других. Вот несколько способов, как это преодолеть:

• Продемонстрируйте, что доминирующий голос был услышан, и переведите разговор на других участников встречи. Вроде “Спасибо, Алекс, это было очень интересно. Что по этому поводу думаете вы, Катерина?”
• Если человек намек не понял, возможно, стоит говорить с ним прямее: “Алекс, я ценю ваше мнение, однако хотел бы услышать и других участников встречи, чтобы получить разностороннее видение проблемы.”

Не забудьте подготовить комнату и ресурсы

Одна из вещей, остающихся за пределами внимания организатора, – это подготовка материалов, ресурсов и собственно пространства для встречи. Для этого нужно обратить внимание на три аспекта:

Убедитесь, что бумаги в порядке

Если нужно что-то распечатать, имейте запас времени. Принесите материалы в комнату и разложите их на столе перед каждым либо же поставьте организованно, чтобы в нужный момент быстро раздать. Если звонок в онлайне, документы также необходимо подготовить, просто в цифровой версии. Не забудьте открыть доступы: если вы не вложили материалы в письма-приглашения на встречу, можно быстро поделиться ими в чати, если у всех есть необходимые доступы.

Организуйте комнату

Отовсюду ли хорошо видно экран/доску? Есть ли стулья, которые находятся слишком далеко от главного микрофона комнаты? Соответствует ли организация пространства цели встречи? Ведь если у вас общая дискуссия, это история о круглом столе, а если разбивка на малые группы, нужно иметь достаточно отдельных зон. Проработанная логистика встречи позволит вам выжать из нее лучший возможный результат.

Проверьте технические средства

Перед встречей пройдитесь по проверкам. Работает ли камера? Микрофон? Наушники? Можете ли вы делиться экраном, все ли обновления установлены? Правильная ли учетная запись Zoom открыта и достаточно ли вам 40-минутного лимита бесплатной версии, или нужно купить подписку? Неожиданности случаются, но предварительное тестирование помогает сильно уменьшить их вероятность.

Удачи!

Ключ к проведению качественной встречи – не перестараться.

✅ Пользуйтесь нашим планом (фреймворк тройной А), предусматривайте потенциальные причины потери времени, заранее готовьте территорию – и встреча пройдет отлично.

✅ Убедитесь, что встреча была результативной (например, мы приняли несколько решений, запланировали повторные встречи, научили людей), и в команды не будет чувства потерянного времени.

✅ Всегда уделяйте максимум внимания действиям: они – лучший хранитель ценности времени встречи.