Стосунки багатьох Scrum-команд із дейлі можна назвати відверто дуальними. Від любові до ненависті, від нудьги до захвату… Формат, із яким люди стикаються щодня, легко перетворюється на нудну автоматизовану звичку. Його ефективність зменшується. 

Поговоримо про використання Liberating Structures (звільняючих структур) під час і після стендапу. Десять випадково обраних прикладів. Один зразок = один дейлі.

Як каже Барі Оверім, “влізти” у звільняючі структури, маючи в запасі п’ятнадцятихвилинний таймбокс дейлі, складно. Часом для цього доведеться перекручувати оригінальні кроки структур. І це ок. Експериментуйте і побачите, наскільки це допомагає вам із командою досягти мети дейлі скраму. І навіть якщо часом доведеться вийти за межі 15 хвилин заради продуктивного спілкування, це теж непогано.

Дейлі скрам — подія, під час якої розробники планують роботу для досягнення мети спринту на наступні 24 години. Ілюстрація Теа Шукен.

Мета дейлі скраму

Перш ніж пірнути вглиб десяти прикладів використання Liberating Structures, визначимо мету дейлі скраму (стендапу). Під час нього розробники перевіряють прогрес у роботі над досягненням мети спринту і відповідно змінюють задачі й тактику. Стендап відбувається кожні 24 години і дозволяє розробникам орієнтуватися в труднощах, які виникають протягом спринту.

Дейлі не має займати більше, ніж 15 хвилин. Якщо потрібно більше, Розробники можуть додавати зустрічі протягом дня. 

У скрам-фреймворку немає готового рецепту для ефективного дейлі. Передбачається, що самі розробники знайдуть найкращий для себе спосіб проводити стендап.

10 прикладів, які можна спробувати під час двотижневого спринту

День 1

“Дев’ять чому”, “Мінімальні специфікації”, в тому числі “1–2–4–все”

  • Використовуйте планування спринту, щоб зробити його мету зрозумілою за допомогою “Дев’ять чому”. Ось фрази, що допоможуть вам сформулювати чіткі тези мети:

– “Цей спринт існує, щоб досягти…”

– “Цей спринт існує, щоб припинилося…”

– “Коли ми досягнемо мети спринту, що має виразно змінитися чи покращитися з точки зору стейкхолдерів?”

  • Спробуйте “Мінімальні специфікації”, щоб допомогти команді визначити найнеобхіднішу роботу для першого дня нового спринту. Беклог спринту можна розглядати як “Максимальні специфікації”: повний спектр відомої роботи, яку потрібно виконати для досягнення мети спринту.
  • Спробуйте “1–2–4–все”, щоб групою визначити мінімальні специфікації. Основне питання:

– “Яка робота сьогодні цілком необхідна, щоб на кінець дня ми мали прогрес у досягненні мети спринту?”

  • На основі результатів реорганізуйте беклог спринту, розгляньте видалення з нього елементів і створіть план на наступний день.

День 2

“Прогулянка галереєю” і “Спонтанний нетворкінг” із використанням питань “Що? І що з того? І що тепер?”

  • Почніть другий стендап із трихвилинної “Прогулянки галереєю”, під час якої кожен має мовчки вивчати скрам-дошку. В ідеалі, на цій дошці має бути мета спринту, беклог спринту, метрика й інша релевантна інформація для розробників.
  • Далі застосуйте “Спонтанний нетворкінг”, кожен раунд якого сфокусований довкола одного з питань “Що? І що з того? І що тепер?”. Кожне питання обговорюється в парах, по 2 хвилини на питання.
  • Раунд 1, обговоріть у парах:

– “На що ви звернули увагу під час прогулянки галереєю? Факти, спостереження?”

  • Раунд 2, помінялися парами:

– “Чому ці спостереження важливі? Бачите певні патерни? Які висновки з цього можна зробити?”

  • Раунд 3, знову помінялися парами:

– “На основі зроблених висновків, якими мають бути наші наступні кроки? У що інвестувати спочатку?”

  • Поділіться основними інсайтами з усіма розробниками, а тоді оновіть беклог спринту відповідно до них.

Спонтанний нетворкінг — швидкий спосіб ділитися ідеями й формувати нові зв’язки.

День 3

“Блокнот на кільцях”, “1–2–4–все”

  • Третього дня спробуйте “Блокнот на кільцях”. Ця пунктуаційна активність має наштовхнути розробників на те, щоб самостійно пороздумувати над останніми подіями, перш ніж визначатися з наступними кроками.
  • Вправа починається з малювання спіралі, що має допомогти людям заспокоїтися, сконцентруватися і позбутися відволікаючих думок. Далі дайте їм попрацювати над чотирма групами фраз, які потребують закінчення (по черзі). Після кожної групи дайте час записати відповіді.

Ось декілька зразків таких фраз:

  • “Учора я помітив (помітила)…”
  • “Учора я робив (робила)…”
  • “З цього виникає питання…”
  • “Сьогодні ми обов’язково маємо…”
  • За 5-7 хвилин попросіть розробників поділитися тим, що вони записали, використовуючи звільняючу структуру “1–2–4–все”, і оновити скрам-дошку.

Малювання спіралі як частина структури “Блокнот на кільцях”. Продовження тверджень записуються в чотири квадранти.

День 4

“TRIZ”, “15% Рішень”

  • Почніть четвертий день із “TRIZ”, щоб виявити, які контрпродуктивні дії і поведінку розробників потрібно припинити. З урахуванням 15-хвилинного таймбоксу дейлі, практику можна перейменувати у “TRIZ на стероїдах”.
  • Розбийтеся на пари. Попросіть розробників записати все, що вони могли б зробити, щоб забезпечити найбільш небажаний результат наступного дня. Можна сформулювати питання інакше:

– “Які елементи беклогу спринту треба взяти в розробку, щоб досягти якнайгіршого результату?”

  • Запропонуйте кожному додати родзинку творчості, та нагадайте також утримуватися від домислів і фантастики. Нехай поділяться результатами з іншими парами і розширять власні списки. Це весело, а весело це добре.
  • Наступний крок у парах — скласти другий список із дій, які за змістом наближені до першого і вже виконуються в команді. Киньте людям виклик. Спитайте їх:

– “Якщо зовсім чесно, які пункти першого списку ви впізнаєте в нашому робочому процесі?”

  • Складіть і третій список, зібравши результати з других списків усіх пар. Визначте кроки, які потрібно зробити, щоб припинити небажану діяльність. Оформіть їх у вигляді “15% рішень”. Тоді у кожного буде щось, що ця людина може почати робити відразу по закінченню стендапу.

День 5

“Спонтанний нетворкінг” із “Мудрими натовпами” відразу після дейлі

  • П’ятий день розпочнемо “Спонтанним нетворкінгом” зі стандартними питаннями:

– “Що я зробив учора, щоб ми досягли мети спринту?”

– “Що я робитиму сьогодні, щоб ми досягли мети спринту?”

– “Чи бачу я перешкоди, що не дають нам досягти мети спринту?”

  • Загалом “Спонтанний нетворкінг” займає 10-12 хвилин. Під час обговорення перешкод із усією командою хтось обов’язково поділиться проблемою, яку не знає, як вирішити. В такому разі, ви разом із командою можете згорнути дейлі і почати 30-хвилинну сесію “Мудрих натовпів”.
  • Структура “Мудрі натовпи” створює простір, де люди можуть як отримати допомогу, так і попрацювати над розвитком здатності надавати допомогу іншим членам команди. Ця структура ідеально підходить для ситуації, коли комусь потрібна допомога з надскладним завданням. Ось, до речі, покрокова інструкція, як фасилітувати мудрий натовп.

День 6

“Прогулянка галереєю” і “Кафе бесід” із використанням питань “Що? І що з того? І що тепер?”

  • Шостого дня ініціюйте ще одну “Прогулянку галереєю”, під час якої розробники мовчки вивчатимуть скрам-дошку протягом двох хвилин.
  • Тоді сформуйте групи по 5-7 учасників. Якщо скрам-команда велика, вийде дві групи. Можете стояти або сидіти. Коротко поясніть структуру “Кафе бесід”: усього три раунди, перші два раунди — із виступаючим (яким може бути кожен), третій — відкрита бесіда.
  • Раунд 1:

– “Ви проінспектували скрам-дошку і знаєте, як проходить спринт. Щось помітили, почули, побачили? На що звернули увагу? Щось вибивається з загальної картини?”

  • Раунд 2:

– І що це означає для вас? Що здається важливим? Які висновки приходять на думку?

  • Раунд 3:

– Тож у який діях є зміст? Яким був би хороший наступний крок?

  • Якщо у вас вийшло дві групи, нехай вони коротко поділяться основними висновками й оновлять беклог спринту відповідно до результатів “Кафе бесід”.

“Кафе бесід” на майстер-класі зі Swisscom і KPN iTV.

День 7

“4–2–1–клац”

  • Сьомий день спринту починаємо оберненим 124Все: це називається 421клац. Ця звільняюча структура — про рефлексію і заглиблення у власні думки.
  • Попросіть розробників розбитися на групи по четверо. Запропонуйте малим групам поговорити, наприклад, про таке:

– “На що ви звернули увагу стосовно нашого вчорашнього прогресу?”

  • Далі нехай ці малі групи розіб’ються на пари. У парах потрібно буде обговорити, наприклад:

– “Чого ви хочете досягти сьогодні разом із командою?”

  • Наступний етап — індивідуальне роздумування кожного члена команди над діями, які мають зміст відносно нього особисто. За бажанням, кожен може коротко поділитися тим, що записали в парах.
  • Зрештою, попросіть кожного полічити “3 2 1” і КЛАЦнути пальцями (кажучи “КЛАЦ”) разом із вами, щоб підкреслити кінець часу, відведеного на рефлексії. Оновіть беклог спринту відповідно до нових знахідок і починайте з першого елементу. А краще з кави 🙂

День 8

“Божевільне чаювання” разом із “Діалогом знахідки та дії” після стендапу

  • День восьмий починається з “Божевільного чаювання”, у якому розробники формують два концентричні кола і стають до пари з людиною, що стоїть прямо навпроти.
  • Як фасилітатор, ви пропонуєте парам фрази, які вони мають завершити і проговорити. На все про все у них 1 хвилина. Пари мають самі контролювати рівномірний розподіл часу. Після 1 хвилини зовнішнє коло рухається на 1 крок праворуч, так формується нова пара. Це повторюється доти, доки кожен з учасників не повернеться до своєї початкової пари.
  • Ось вдалі зразки фраз:

– “Непевність, до якої ми маємо творчо адаптуватися, полягає у…”

– “Для мене складно…”

– “Ми маємо припинити…”

– “Я бачу хорошу можливість у…”

– “Нам потрібно не боятися говорити про…”

– “Нам допомагає рухатися вперед…”

  • Рефлексуючи над результатами “Божевільного чаювання”, ви можете зіткнутися з тим, що у когось із розробників виникла серйозна проблема і ця людина потребує підтримки. Ось і настав час випробувати “Діалог знахідки та дії”, мета якого — допомогти групі знайти вирішення локальної проблеми. Як команда, ви приймаєте рішення згорнути Дейлі і провести 30-хвилинний Діалог Знахідки та Дії, щоб допомогти Розробнику.
  • Якщо коротко, ця звільняюча структура має допомогти нам знайти відповіді на такі 7 питань:

– “Як ви дізнаєтеся про проблему?”

– “Як ви ефективно допомагаєте вирішити проблему?”

– “Що заважає вам робити так щоразу?”

– “Чи знаєте ви когось, здатного часто вирішувати цю проблему і долати бар’єри? Завдяки якій поведінці чи практикам ця людина стала такою?”

– “Є ідеї?”

– “Що потрібно зробити, щоб це сталося? Є добровольці?”

– “Кого ще потрібно залучити?”

  • Розробники разом обговорюють ці питання і збирають ідеї щодо того, як працювати далі. Як команда, вони оновлюють беклог спринту, коли з’являється необхідність.

Божевільне чаювання на тренінгу з PSM II на Балі.

День 9

“Мінімальні специфікації”

  • Під кінець спринту проведіть ще одні “Мінімальні специфікації”, щоб визначити абсолютно необхідні доробки, які потрібно закінчити, щоб досягти мети спринту.
  • Спершу попросіть розробників в індивідуальному порядку записати стільки необхідних і небажаних дій, скільки встигнуть за декілька хвилин. Сформуйте малі групи. Нехай вони об’єднають і якомога сильніше розширять свої списки (аж до максимальних специфікацій).
  • Попросіть кожного перевірити всі елементи у списках відносно мети спринту. Чи можна досягти її без цього елементу? Якщо так, видаляйте його. Порівняйте списки різних груп і зведіть їх до якомога коротшого переліку (мінімальних специфікацій).
  • Обговоріть фінальний перелік з усією командою й оновіть беклог спринту відповідно до нього.

День 10

Письмо 10×10”, “1–2–4–все”

  • Почніть останній день спринту з письма 10Х10, ще одної базової активності, спрямованої на індивідуальне роздумування. Попросіть кожного взяти блокнот і ручку.
  • Промовте першу фразу і попросіть кожного записати її вгорі сторінки. Обирайте фрази на власний розсуд. Якщо вигадувати немає часу, пошукайте потрібні отут. А для початку ось вам кілька фраз:

– Учора трапилось дещо несподіване — …

– Мені не подобається почуватися отак щодо оцього…

– Я маю чудову ідею про…

– Краще б учора я вчинив (вчинила) інакше щодо…

– Не можу позбутися думки, що…

– Я думаю про цю людину…

– У цьому спринті я вдячний (вдячна) за…

– Мені б хотілося, щоб сьогодні сталося…

– Цей спринт став би нашим найкращим спринтом, якби…

– Моя особиста мета сьогодні — …

  • Запропонуйте розробникам закінчити перше речення десятьма різними способами (1 хвилина). Нехай не думають над відповідями аж надто сильно. Не проблема, якщо десять не встигнуть — нехай просто створять якомога більше можливих варіантів.
  • Запропонуйте їм наступну фразу і повторіть задачу. Таким чином опрацюйте всі 10 речень.
  • Попросіть кожного вчитатися в те, що вони написали, і обвести в коло особливі елементи списку. Можна сформулювати це таким чином:

– “Чи вдалося вам виписати щось, що здивувало вас, цікаве чи незвичайне?”

  • Це має зайняти 10-12 хвилин. Закрити дейлі можна колективним оновленням беклогу спринту, або ж використавши 124все, щоб перед оновленням беклогу кожен поділився висновками. Це, звісно, займе ще 15 хвилин, але вони точно варті того!
Professional Scrum Master II (PSM II): деталі, ціна, реєстрація

На завершення

Спробуйте провести такий експеримент у своїх командах. Якщо буде хвилинка, поділіться досвідом із нами (ось Telegram-канал BrainRain зі спільнотою, що розвивається у скрамі й аджайлі). Адже ділитися досвідом і разом розвивати нові ідеї — це круто! Чи не так?