Отношения многих Scrum-команд с дейли можно назвать откровенно двузначными. От любви до ненависти, от тоски до восхищения… Формат, с которым люди сталкиваются ежедневно, легко превращается в скучную автоматизированную привычку. Эффективность падает.

Сегодня поговорим об использовании Liberating Structures (освобождающих структур) во время и после стендапа. Десять случайно выбранных примеров. Один пример = один дейли.

Как говорит Барри Оверим, “влезть” в освобождающие структуры, имея в запасе пятнадцатиминутный таймбокс дейли, сложно. Порой для этого придется перекручивать оригинальные шаги структур.

И это окей. Экспериментируйте, и увидите, как именно освобождающие структуры помогают вам с командой достичь цели дейли скрама. И даже если порой придется выйти за границы 15-ти минут ради продуктивного общения, это не страшно.

Дейли Скрам — событие, во время которого разработчики планируют работу для достижения Цели Спринта на следующие 24 часа. Иллюстрация Теа Шуккен.

Цель дейли скрама

Прежде чем нырнуть в десять примеров использования Liberating Structures, определим цель дейли скрама (стендапа). Это время, когда разработчики проверяют прогресс в работе над достижением цели спринта и соответственно меняют задачи и тактику. Стендап происходит каждые 24 часа и позволяет разработчикам ориентироваться в сложностях, возникающих во время спринта.

Дейли не должен занимать больше 15 минут. Если нужно больше, разработчики могут добавлять встречи в течение дня.

В скрам-фреймворке нет готового рецепта для эффективного дейли. Предполагается, что сами разработчики определят лучший способ проводить стендап в своей команде.

10 примеров, которые можно протестировать на протяжении двухнедельного спринта

День 1

“Девять почему”, “Минимальные спецификации”, в том числе “1–2–4–все”

  • Используйте планирование спринта, чтобы сделать его цель понятной при помощи “Девять почему”. Вот фразы, которые помогут вам сформулировать четкие тезисы цели:

— “Этот спринт существует, чтобы достичь…”

— “Этот спринт существует, чтобы прекратить…”

— “Когда мы достигнем цели спринта, что должно отчетливо измениться или улучшиться с точки зрения стейкхолдеров?”

  • Используйте “Минимальные спецификации”, чтобы помочь команде определить самую необходимую работу для первого дня нового спринта. Бэклог спринта можно рассматривать как “Максимальные спецификации”: полный спектр известной работы, которую нужно выполнить для достижения цели спринта.
  • Используйте “1–2–4–все”, чтобы группой определить минимальные спецификации. Главный вопрос:

— “Какую работу совершенно необходимо сделать сегодня, чтобы к концу дня иметь прогресс в достижении цели спринта?”

  • На базе результатов реорганизуйте бэклог спринта, рассмотрите удаление из него элементов и создайте план на следующий день.

День 2

“Прогулка по галерее” и “Спонтанный нетворкинг” с использованием вопросов “Что? И что с того? И что теперь?”

  • Начните второй стендап трехминутной “Прогулкой по галерее”, во время которой каждый должен молча изучать скрам-доску. В идеале, на этой доске должны находиться цель спринта, бэклог спринта, метрика и другая релевантная информация для разработчиков.
  • Далее примените “Спонтанный нетворкинг”, каждый раунд которого будет сфокусирован вокруг одного из вопросов “Что? И что с того? И что теперь?”. Каждый вопрос обсуждается в парах, по 2 минуты на вопрос.
  • Раунд 1, обсудите в парах:

— “На что вы обратили внимание во время прогулки по галерее? Факты, наблюдения?”

  • Раунд 2, поменялись парами:

— “Почему эти наблюдения важны? Видите какие-то паттерны? Какие выводы можно сделать?”

  • Раунд 3, снова поменялись парами:

— “На основании сделанных выводов, какие следующие шаги нам нужны? Во что инвестировать сначала?”

  • Поделитесь главными инсайтами со всеми разработчиками и обновите в соответствии с ними бэклог спринта.

Спонтанный нетворкинг — быстрый способ делиться идеями и формировать новые связи.

День 3

“Блокнот на кольцах”, “1–2–4–все”

  • На третий день попробуйте “Блокнот на кольцах”. Эта пунктуационная активность должна натолкнуть разработчиков на то, чтобы самостоятельно поразмыслить о последних событиях, прежде чем определяться со следующими шагами.
  • Упражнение начинается с рисования спирали, которое должно помочь людям успокоиться, сконцентрироваться и избавиться от отвлекающих мыслей. Далее дайте им поработать над четырьмя фразами, которые требуют окончания (по очереди). После каждой фразы дайте людям возможность записать ответы.
  • Вот несколько примеров таких фраз:

— “Вчера я заметил (заметила)…”

— “Вчера я делал (делала)…”

— “Отсюда вопрос…”

— “Сегодня мы обязательно должны…

  • Через 5-7 минут попросите разработчиков поделиться записанным, используя освобождающую структуру “1–2–4–все”, и обновить скрам-доску.

Рисование спирали как часть структуры “Блокнот на кольцах”. Продолжения утверждений записываются в четыре квадранта.

День 4

“TRIZ”, “15% решений”

  • Начните четвертый день с “TRIZ”, чтоб определить, какие контрпродуктивные действия и поведение разработчиков нужно прекратить. С учетом 15-минутного таймбокса дейли, практику можно переименовать в “TRIZ на стероидах”.
  • Разбейтесь по парам. Попросите разработчиков записать все, что они могли бы сделать, чтоб обеспечить наиболее нежелательный результат следующего дня. Можно сформулировать вопрос иначе:

— “Какие элементы бэклога спринта нужно взять в разработку, чтобы получить как можно худший результат?”

  • Предложите каждому добавить изюминку творчества, но напомните также воздерживаться от домыслов и фантастики. Пусть поделятся результатами с другими парами и расширят собственные списки. Это весело 🙂
  • Следующий шаг в парах — составить второй список из действий, близких к первому по содержанию, которые уже выполняются в команде. Бросьте людям вызов. Спросите их:

— “Если совсем честно, какие пункты первого списка вы узнаете в нашем рабочем процессе?”

  • Составьте и третий список, собрав результаты вторых списков всех пар. Определите шаги, которые нужно сделать, чтобы прекратить нежелательную деятельность. Оформите их в виде “15% решений”. Тогда у каждого будет что-то, что человек сможет начать делать сразу после окончания стендапа.

День 5

“Спонтанный нетворкинг” с “Мудрыми толпами” сразу после дейли

  • Пятый день начните со “Спонтанного нетворкинга”, используя стандартные вопросы:

— “Что я сделал вчера для того, чтобы мы достигли цели спринта?”

— “Что я буду делать сегодня для того, чтобы мы достигли цели спринта?”

— “Вижу ли я препятствия, которые мешают нам достичь цели спринта?”

  • В целом спонтанный нетворкинг занимает 10-12 минут. На обсуждении препятствий со всей командой кто-то обязательно поделится проблемой, которую пока не может решить. В таком случае, вы вместе с командой можете свернуть дейли и начать 30-минутную сессию “Мудрых толп”.
  • Структура “Мудрые толпы” создает пространство, в котором люди могут как получить помощь, так и поработать над своей способностью предоставлять помощь другим людям. Эта структура идеально подходит для ситуации, когда кому-то нужна помощь с суперсложной задачей. Вот, кстати, пошаговая инструкция, как фасилитировать мудрую толпу.

День 6

“Прогулка по галерее” и “Кафе разговоров” с использованием вопросов “Что? И что с того? И что теперь?”

  • На шестой день инициируйте еще одну “Прогулку по галерее”, во время которой разработчики должны будут молча изучать скрам-доску в течение двух минут.
  • После этого сформируйте группы по 5-7 участников. Если скрам-команда большая, получится 2 группы. Можно стоять или сидеть. Кратко объясните структуру “Кафе разговоров”: всего три раунда, первые два — с выступающим (им может быть каждый), третий — открытый разговор.
  • Раунд 1:

— “Вы проинспектировали скрам-доску и знаете, как проходит спринт. Что-то заметили, услышали, увидели? На что обратили внимание? Есть ли что-то, выбивающееся из общей картины?”

  • Раунд 2:

— И что это значит для вас? Что кажется важным? Какие выводы приходят в голову?

  • Раунд 3:

— Так какие меры имеет смысл предпринять? Каким был бы хороший следующий шаг?

  • Если у вас получилось собрать две группы, пусть на следующем этапе они кратко поделятся основными выводами и апдейтнут бэклог спринта соответственно с результатами “Кафе разговоров”.

“Кафе разговоров” на мастер-классе со Swisscom и KPN iTV.

День 7

“4–2–1–щелк»

  • Седьмой день спринта начинаем обратной структурой 124все: это называется 421щелк. Эта освобождающая структура — о рефлексии и размышлениях.
  • Попросите разработчиков разбиться на группы по четыре. Предложите малым группам поговорить, например, о таком:

— “На что вы обратили внимание в нашем вчерашнем прогрессе?”

  • Далее пусть эти малые группы разобьются на пары. В парах нужно будет обсудить, например:

— “Чего вы хотите добиться сегодня вместе с командой?”

  • Следующий этап — индивидуальные размышления каждого члена команды над действиями, имеющими смысл относительно него самого. По желанию, каждый может поделиться записанным с партнером по паре.
  • В конце концов, попросите каждого посчитать “321” и ЩЕЛКнуть пальцами (говоря “ЩЕЛК”) вместе с вами, чтобы подчеркнуть завершение времени, отведенного на рефлексии. Обновите бэклог спринта соответственно с новыми находками и начинайте с первого элемента. А лучше начните с кофе 🙂

День 8

“Сумасшедшее чаепитие” с “Диалогом находки и действия” после стендапа

  • День восьмой начинается с “Сумасшедшего чаепития”, в котором разработчики формируют два концентрических круга и становятся в пару с человеком, стоящим прямо напротив.
  • Как фасилитатор, вы предлагаете парам фразы, которые они должны закончить и проговорить. На все про все у них одна минута. Пары должны сами контролировать равномерное распределение времени. По истечению минуты внешний круг сдвигается на один шаг вправо, формируя новую пару. Это повторяется до тех пор, пока каждый участник не вернется к своей изначальной паре.
  • Вот несколько удачных примеров фраз:

— “Неуверенность, к которой мы должны творчески адаптироваться, состоит из…”

— “Для меня сложно…”

— “Мы должны прекратить…”

— “Я вижу хорошую возможность в…”

— “Нам нужно не бояться говорить о…”

— “Нам помогает двигаться вперед…”

  • Рефлексируя над результатами “Сумасшедшего чаепития”, вы можете столкнуться с тем, что у кого-то из разработчиков возникла серьезная проблема и этот человек нуждается в поддержке. Вот и настало время испробовать “Диалог находки и действия”, цель которого — помочь группе найти решение локальной проблемы. Как команда, вы принимаете решение свернуть дейли и провести 30-минутный диалог находки и действия, чтобы помочь разработчику.
  • Вот подробная пошаговая инструкция. Если кратко, то эта освобождающая структура должна помочь нам найти ответы на 7 вопросов:

— “Как вы узнаете о проблеме?”

— “Как вы эффективно помогаете решить проблему?”

— “Что мешает вам поступать так каждый раз?”

— “Знаете ли вы кого-нибудь, способного часто решать эту проблему и преодолевать барьеры? Какое поведение или практики сделали этого человека таким?”

— “Есть идеи?”

— “Что нужно сделать, чтобы получилось? Есть добровольцы?”

— “Кого еще нужно вовлечь?”

  • Разработчики все вместе обсуждают эти вопросы и собирают идеи о том, как работать дальше. Как команда, они вносят изменения в бэклог спринта, когда возникает необходимость.

Сумасшедшее чаепитие на тренинге по PSM II на Бали.

День 9

“Минимальные спецификации”

  • Ближе к концу спринта проведите еще одни “Минимальные спецификации”, чтобы определить абсолютно необходимые доработки, которые нужно закончить, чтобы достичь цели спринта.
  • Сначала попросите разработчиков в индивидуальном порядке записать столько необходимых и нежелательных действий, сколько они успеют за несколько минут. Сформируйте малые группы. Пусть они объединят и как можно больше расширят свои списки (вплоть до максимальных спецификаций).
  • Попросите каждого проверить все элементы в списках относительно цели спринта. Можно ли достичь ее без этого элемента? Если да, смело удаляйте его. Сравните списки разных групп и сведите их к как можно более короткому списку (минимальным спецификациям).
  • Обсудите финальный список со всей командой и обновите бэклог спринта соответственно.

День 10

Письмо 10×10”, “1–2–4–все”

  • Начните последний день спринта с «Письма 10Х10», еще одной базовой активности, направленной на индивидуальные размышления. Попросите каждого взять блокнот и ручку.
  • Проговорите первую фразу и попросите каждого записать ее вверху страницы. Выбирайте фразы по собственному усмотрению. Если нет времени выдумывать, поищите здесь. А для начала вот вам несколько фраз:

— Вчера случилось кое-что неожиданное — …

— Мне не нравится чувствовать себя так-то из-за этого…

— У меня есть отличная идея о…

— Лучше бы вчера я поступил (поступила) иначе касательно…

— Не могу избавиться от мысли, что…

— Я думаю об этом человеке…

— В этом спринте я благодарен (благодарна) за…

— Я бы хотел (хотела), чтобы сегодня случилось…

— Этот спринт стал бы нашим лучшим спринтом, если бы…

— Моя личная цель сегодня — …

  • Предложите разработчикам закончить первое предложение десятью разными способами (1 минута). И пусть не слишком думают над ответами. Не проблема, если не успеют дать десять — нужно, чтобы они просто создали как можно больше вариантов.
  • Предложите им следующую фразу и повторите задачу. Таким образом обработайте все 10 предложений.
  • Попросите каждого вчитаться в то, что написали, и подчеркнуть особенные элементы списка. Можно сформулировать это так:“Получилось ли у вас выписать что-то, что удивило вас, интересное или необычное?”
  • Это должно занять 10-12 минут. Закрыть дейли можна коллективным обновлением бэклога спринта, или же используя 124все, чтобы перед обновлением бэклога каждый поделился выводами. Это, конечно, займет еще 15 минут, но они точно стоят того!
Professional Scrum Master II (PSM II): детали, цена, регистрация

Подбивая итоги

Попробуйте провести такой эксперимент в своих командах. Если будет минутка, поделитесь опытом и с нами (вот Telegram-канал BrainRain с комьюнити, которое развивается в скраме и аджайле). Давайте вместе развивать новые идеи!