Серія “Звільняючі структури”. Діалог знахідки та дії

Швидко знаходьте локальні рішення хронічних проблем

Звільняючі структури (Liberating Structures) — це колекція патернів взаємодії, які дозволяють розв’язати руки й залучити до дії кожного учасника групи — як екстравертів, так і інтровертів, як лідерів, так і послідовників. У цій статті на основі матеріалів журналу The Liberators ми познайомимо вас зі структурою “Діалог знахідки та дії”.

Як часто ви стикаєтеся з хронічними проблемами в роботі? Можливо, вашій команді бракує певних навичок? Або вашій роботі заважає інша команда чи група, від якої ви залежите? Або ж важко залучити стейкхолдерів?

Ми часто стикаємося з цими типами хронічних проблем у роботі. Часом руки опускаються. Починаємо шукати винних. Розгублюємося, не можемо дати ради ситуації. Якщо таке відбувається, терміново беріться за діалог знахідки та дії.

Мета діалога знахідки та дії

Ця звільняюча структура існує, щоб допомагати групам знаходити локальні рішення існуючих проблем. Замість того, щоб здатися або піти на пошуки способів, що спрацювали деінде, ви зможете глибоко проаналізувати проблему і внесок кожного члена команди в її потенційне вирішення. Діалог знахідки та дії структурує ваше мислення у напрямку вирішення проблем і цим допомагає формувати корисні навички з вирішення проблем у групах.

Цю структуру створили Генрі Ліпманович і Кейт Маккендлес разом із групою коучів, надихнувшись позитивною девіацією Річарда Паскаля і Моніки Стернін.

Питання для діалога знахідки та дії

Як видно з назви, ця структура має форму структурованого діалога. Малі групи відповідають на такі питання:

1. Чому ви вирішили, що проблема існує?
2. Що ви робите, щоб вирішити проблему?
3. Що заважало вам робити це раніше?
4. Чи знаєте ви когось, хто часто вирішує проблеми і долає перешкоди? Яка поведінка чи звички характеризують цю людину?
5. Є ідеї?
6. Що потрібно зробити, щоб реалізувати ці ідеї? Є бажаючі?
7. Кого ще потрібно залучити?

Ми написали питання в такому порядку не просто так. Та відхилятися від визначеного порядку можна, якщо він не підходить до конкретної проблеми.

Як фасилітувати діалог знахідки та дії

Існують різні способи фасилітувати діалог знахідки та дії. Найкраще у нас спрацювали такі кроки.

• Для діалога знахідки та дії потрібна спільна проблема чи задача. Є й альтернативні структури, які можна використати в такій ситуації: 1–2–4–всі й спонтанний нетворкінг.
• Попросіть учасників самоорганізуватися в групи по 5–10 людей і сісти малими колами без столів чи інших перешкод. З нашого досвіду, краще працювати меншими групами по 5–6 людей (3 хвилини).
• Кожна група має обрати гіда і ловця метеликів (терміни належать Кейт Маккендлес). Гід задає питання діалогу, а ловець метеликів записує інсайти й цитати на стікерах і розклеює їх на стіні або на підлозі. Також група має обрати предмет, що дає право говорити. Людина, яка тримає цей предмет, не лише говорить, але й вирішує, кому передати його (1 хвилина).
• Гід задає питання діалога знахідки та дії по порядку і дає кожному право відповісти на це питання, паралельно контролюючи час. Ловець метеликів записує великі ідеї, інсайти і кроки на стікерах. Таймбокс може варіюватися від 20 до 40 хвилин, залежно від загальної кількості часу, який ви маєте.
• У кожній малій групі ловець метеликів підсумовує результати, наступні кроки і залучених осіб (5 хвилин).
• Маючи кілька груп знахідки та дії, ви можете попросити ловців метеликів підсумувати всі результати. Дайте на це ще хвилину чи дві. Також можна використати інші звільняючі структури, щоб  краще опрацювати результат.

Приклади діалога знахідки та дії

У скрам-командах діалог знахідки та дії можна використовувати по-різному.

• Під час ретроспективи спринту, щоб допомогти командам знайти рішення проблеми, яка здається нездоланною.
• Його швидку п’ятнадцятихвилинну версію можна використовувати у будь-яку мить, коли команда стикається з проблемою. Скрам-майстер — чи будь-хто бажаючий — може бути гідом і задавати питання. Також можете надрукувати питання і порядок дій на листі а4 (ось вам шаблон) і роздати учасникам.
• Стикаючись із технічними труднощами, використайте діалог знахідки та дії для пошуку нестандартних рішень.
• Застосовуйте його під час великої мультикомандної ретроспективи, на якій кожна група може концентруватися як на спільній перешкоді, так і на різних.
• Використовуйте онлайн, задаючи питання в чаті чи презентуючи їх у форматі презентації в Google Slides або Mural. Люди можуть записувати відповіді прямо всередині матеріалу. Як гід, ви зможете потім обрати найпотужніші відповіді і сконцентруватися на них.

Поєднання з іншими Liberating Structures

Одна звільняюча структура — добре, але їх сила зростає в команді. Поєднуючи структури, ви створюєте потужний послідовний потік взаємодій.

• Скористайтеся 1–2–4–всі, щоб виявити перешкоду, на якій варто фокусуватися з допомогою діалога знахідки та дії.
• Далі можна взяти Shift & Share, щоб рецензувати потенційні рішення, отримані з діалога знахідки та дії.
• Також після діалога знахідки та дії можна використати спонтанний нетворкінг, щоб розповсюдити ідеї і виявити патерни (ідеї й рішення, що повторилися кілька разів) в різних групах.
• Спробуйте структуру “Почув, побачив, прийняв”, але нехай у ній одна особа задасть питання з діалога знахідки та дії у зміненому порядку (по 2 хвилини на питання);
• Замініть перші три питання діалога TRIZ-подібними питаннями, щоб розглянути, як група може погіршити проблему аж до крайньої точки:
  • Що конкретно ви можете зробити, щоб ця проблема збільшилася в розмірах?
  • Що ви робите зараз, що в певній формі співвідноситься з вашим першим списком?
  • Що не дає вам припинити це робити?
• Далі продовжуйте за стандартним переліком питань діалога знахідки та дії (№4–7).

На завершення

Діалог знахідки та дії — чудовий інструмент, що допомагає групам знаходити творчі рішення хронічних проблем. Він також покращує навички вирішення проблем і задавання питань. Коли виникають труднощі, спробуйте скористатися ним! Вас здивує та кількість нових ідей, яку може згенерувати ваша команда за короткий термін.

Знаєте, де можна детально познайомитися зі звільняючими структурами і зрозуміти, як вони працюють, через реальні ситуації? На поглибленому тренінгу для скрам-майстрів PSM II. Якщо ваш рівень вже дозволяє працювати зі складними й високоефективними техніками фасилітації, а сертифікату PSM II ще немає, цей тренінг — саме те, що треба.