Сезон отпусков в самом разгаре. Но как работать по скраму, если кого-то из сотрудников нет на месте? Команда BrainRain перевела ответы на несколько важных вопросов об отпусках.

Как учитывать отпуск в планировании?

Отпуск как фактор замедления

Многие (бывшие) продакт-менеджеры видят отпуск и другое время отсутствия сотрудника (болезнь, обучение) как блок, фактор отрицательной ценности или, по крайней мере, отдельный от бизнес-системы случай. Например, для некоторых это HR-вопрос вне проблематики планирования в разработке. Такой взгляд на вещи нереалистичен: плановые отсутствия все равно влияют на работу команды. Вопрос только в том, как учитывать это влияние.

Некоторые команды начинают оценивать свою скорость (velocity) в том спринте, в котором будет отсутствовать их сотрудник, ниже, чтобы восстановить ее по окончании отпуска. В этом случае скрам-мастер может признать, что отпуск снизит скорость, и придумать компенсатор: например, парное программирование. Хотя это похоже на традиционный проджект-менеджмент, такой ход вполне может сработать для многих команд.

В скраме скорость отслеживают с тем, чтобы со временем уменьшить ее колебания и повысить ее, где это возможно, но не понизить. “Подстройка” скорости под отсутствие сотрудников вредит эмпирической природе этой метрики. Скрам не предназначен для “запоминания” замедленной работы: он нацелен на ускорение и показывает, как общая скорость меняется со временем. Так что, хотя скорость и вправду может измениться, только признать этот факт — еще недостаточно прозрачно.

Отпуск и Скрам команды: вопросы и ответы - Agile blog 2018/2019

Отпуск как часть бэклога продукта

Для большей прозрачности некоторые авторы рекомендуют рассматривать отпуск сотрудников как элемент бэклога продукта с фиксированной датой. Таким образом мы признаем, что отдых увеличивает ценность (хоть и не прямым путем).

Такой элемент бэклога оценивает команда вместе с владельцем продукта. Это лучше делать не механически, а обсудив все возможные сложности:

  • команда временно теряет не только функциональные возможности участника, но и то, что он вносил во взаимодействие (политики, общение, настроение — то, что делает команду живой системой, а не суммой слагаемых).
  • Время потребуется также и на то, чтобы команда привыкла слаженно работать в новом составе.
  • и так далее.

Это создает сложности для владельца продукта, ведь тот не может назначать даты отпуска — это выбор сотрудника.

Кроме того, многие, слыша о такой модели, говорят, что Дмитрию может быть обидно, когда его отсутствие оценивают в 20 условных стори поинтов, а отсутствие, например, Татьяны — в 30. Тут можно только обсудить с командой тот факт, что внешние факторы вроде сложности конкретной задачи, ускорителей или сезона влияют на скорость гораздо больше, чем отдельный человек. Да и отпуск — не настолько значительная выборка времени, чтобы по ней можно было судить об эффективности Дмитрия или Татьяны.

Отпуск и Скрам команды: вопросы и ответы - Agile blog 2018/2019

Нужна ли замена для сотрудника?

Скрам-мастер

Майк Кон утверждает, что на продуктивности опытной команды (давно работающей по скраму) недолгое отсутствие скрам-мастера не скажется. (Недолгое, уточняет Майк Кон, — это до недели при двухнедельных спринтах или до двух недель при спринтах длиной в месяц).

Во всех остальных случаях лучше найти скрам-мастеру замену:

  1. Скрам-мастера из другой команды.
  2. Кого-то из команды, кому интересно попробовать себя в новой роли.
  3. Участников команды, которые могут поочередно брать эту роль на себя, если это интересно им. Меняться они могут раз в день или даже неделю зависимо от времени отсутствия скрам-мастера.

Владелец продукта

Ему тоже нужно найти замену. Если верить Evolve Agility, лучше, чтобы эту роль не брали на себя:

  • владелец бизнеса (у него нет времени);
  • скрам-мастер (эти две роли нельзя совмещать);
  • бизнес-аналитик или другой прокси (все решения все равно принимает владелец продукта);
  • вся команда понемногу (это увеличивает сложность).

Будет хорошо, если функции владельца продукта временно возьмет на себя участник команды разработки (ни в коем случае не скрам-мастер). Так ответственность за продукт не выходит за пределы команды.

Участник команды разработки

Поскольку скрам построен на кроссфункциональности в командах, отпуск — отличный способ проверить, как она у вас работает. В идеале, в команде разработки отсутствие одного сотрудника не должно сломать процесс, хотя и может привести к тому, что команда на планировании примет немного другой бэклог спринта. Задачи отсутствующего человека можно распределить между другими специалистами. Нужно только учесть, что у некоторых из них выполнение таких задач будет занимать больше времени, чем могло бы у коллеги — и это нормально.

Как спланировать длину спринта?

Майк Кон не рекомендует менять длину спринта, если на это нет действительно серьезных причин: такими могут быть отпуск всей команды или кардинальные изменения в работе.

Но он уточняет, что для команд, которые недолго работают по скраму, будет нормально подстроить длину спринта под даты отсутствия скрам-мастера (и, можем добавить, владельца продукта). Так планирование, обзор и ретроспектива пройдут максимально продуктивно. Команды, давно работающие по скраму, могут справиться с этими встречами и сами.

Важно, чтобы длина спринта при этом оставалась в рамках, допустимых скрамом, то есть, не более месяца.

Стать самоорганизованными им помогут комплементарные практики и собственно культурологический фреймворк Management 3.0
Отпуск и Скрам команды: вопросы и ответы - Agile blog 2018/2019

Что нужно сделать, уходя в отпуск?

1. Обсудить ожидания

Перед уходом в отпуск сотруднику стоит обсудить с командой возможные сложности и алгоритм действий. Например, когда в отпуск уходит скрам-мастер, заменяющему его человеку может не хватить компетенций устранить все блоки, так что команде стоит учесть это в планировании спринта. Владелец продукта может проговорить, какие решения он делегирует, а какие не станет в силу специфических знаний, которых может не быть у разработчика.

Отпуск выявляет, какие элементы работы по скраму команда воспринимает как формальность. Например, выяснится, что она считает ежедневный скрам статус-митингом и отменит его во время отсутствия скрам-мастера. Хотя это и не самое приятное открытие, оно может дать хороший повод для размышлений, когда скрам-мастер вернется.

А что делать с этим дальше — спросите у эксперта на тренинге Professional Scrum Master @ Scrum.org

 2. Оставить контакты для связи

Это особенно важно для скрам-мастеров и владельцев продукта. Конечно, стоит настоять на том, чтобы контактами не злоупотребляли и применяли их только если задачу нельзя будет решить, не посоветовавшись.

Ответ не обязательно должен быть срочным, но хорошо проверять такие контакты в некоторое запланированное время.

Приятного отпуска!

Подготовлено командой BrainRain по материалам: