Як не затягувати дейлі-скрам

Багатьом командам складно зробити щоденні скрам-зустрічі короткими та ємними. Саме тому сьогодні ми обговоримо звичай американців-першопрохідців, який називався у них “балакучою палицею” (Talking stick), а також те, як він допоможе скоротити ваші скрам-зустрічі.

Коли команда лише починає практикувати аджайл і скрам, її зустрічі зазвичай є хаотичними і розтягнутими в часі. Часто щоденний скрам перетворюється на довгу розмову на теми, нецікаві для команди. Ще одна поширена проблема – обговорення технічних деталей або сторонніх питань, які краще винести в окремі зустрічі.

Чому важливо дотримуватися часу?

Довгі зустрічі мають зрадливий вплив на аджайл-команди. Якщо команда витрачає на щоденні зустрічі більше, ніж 15 хвилин на день, люди схиляються до того, щоб припинити їх зовсім. Саме тому вкрай важливо не давати зустрічам виходити за встановлені часові рамки, а розмові — відхилятися від суті.

Балакуча палиця

“Балакучу палицю передають тому, хто збирається говорити, і доки людина тримає її, говорити не дозволяється більше нікому” — це традиція перших жителів Америки.

Корінні народи тисячоліттями організовували збори племен. Один із прийомів, які вони для цього використовували, базується на застосуванні особливого артефакту — “балакучої палиці”. Традиційні балакучі палиці прикрашалися різьбленням, пір’ям та іншими предметами поклоніння. Використовувати таку палицю було просто: тільки той, хто її тримає, має право говорити на зібранні. Щойно він чи вона закінчують говорити, предмет передається наступному бажаючому.

На кожній своїй скрам-зустрічі я використовую цей простий прийом, щоб допомогти команді сфокусуватися на найважливішому. На додаток до трьох питань скраму, які має обговорити кожен член команди (Що ви робили вчора? Що збираєтеся робити сьогодні? Чи є труднощі?), я пояснюю їм принцип балакучої палиці чи, як бажаєте, будь-якого іншого предмету-персонажа команди.

Альтернативні підходи до балакучої палиці:

1. Таймер на кожного учасника. Встановлення ліміту часу на відповідь (наприклад, 1-2 хвилини) допоможе тримати темп зустрічі.
2. М’ячик або інший фізичний об’єкт. Якщо команда працює в офісі, м’ячик можна передавати від одного учасника до іншого.
3. Список виступаючих. В онлайн-форматі можна заздалегідь визначати порядок виступу, щоб уникнути хаотичних включень.

Як реалізувати балакучу палицю в онлайні?

Віддалені команди також можуть використовувати принцип балакучої палиці. Ось кілька варіантів:

• Реакції або емодзі в чаті. Наприклад, той, хто збирається говорити, ставить емодзі 🎤 або 🙋‍♂️.
• Віртуальна черга. Модератор записує порядок виступу учасників у чаті.
• Використання функції “піднятої руки” в Zoom або Microsoft Teams.
• Автоматизовані таймери. Деякі команди використовують бота, який нагадує про таймінг кожного спікера.

Якщо ви виявите, що дейлі-скрам затягується чи відхиляється від теми, можете спробувати принцип балакучої палиці або один з альтернативних методів. Важливо пам’ятати, що головна мета дейлі-зустрічей — швидко синхронізувати команду, а не обговорювати всі деталі роботи. Використовуючи такі техніки, можна зберегти зосередженість і зробити ваші зустрічі справді ефективними.