Управління з цілей (Management by Objectives)
Management by Objectives (MBO) був популярним з середини XX століття і залишається актуальним у компаніях, які прагнуть прозорого та ефективного управління; активно реалізується в компаніях, де важливі чіткі цілі, вимірні результати та високий рівень залучення співробітників. Основні МВО були закладені Пітером Друкером у його книзі The Practice of Management (1954).
Введення в управління з цілей (Management by Objectives, MBO)
На різних етапах розвитку метод МВО та його еволюція OKR використовувалися в Intel, Google, General Electric, Hewlett-Packard (HP), JPMorgan Chase, McKinsey & Company.
Що таке посібник з цілей?
Management by Objectives або MBO — метод управління, спрямований підвищення ефективності роботи організації через встановлення конкретних цілей для співробітників. Ключова відмінність МВО полягає в тому, що основний акцент робиться на результаті, при цьому співробітники самостійно обирають оптимальний та ефективний шлях його досягнення.
Чому MBO залишається актуальною практикою у сучасному менеджменті
MBO популярний серед стартапів та зростаючих компаній, де акцент на цілі та результати є основною мотиваційною силою для невеликих команд. Це дозволяє гнучким бізнесам, що розвиваються, планувати розвиток більш ефективно і стратегічно.
Ключові засади управління за цілями
Управлінська методологія ґрунтується на ланцюжку принципів: ціль, планування, узгодження, відповідальність, контроль, оцінка, мотивація.
Узгодження цілей та загальні завдання
На першому етапі цілі компанії встановлюються на найвищому рівні, тим самим визначаючи стратегічні пріоритети. Потім цілі поділяються на конкретні завдання, а також цілі для окремих підрозділів, команд та співробітників. У такій послідовності цілі кожного співробітника узгоджуються з більшими завданнями компанії.
Для ефективної постановки цілей та завдань використовується принцип SMART, який передбачає чітку сформованість результату для кожної мети, їхню узгодженість між собою, враховує реалістичність та практичну досяжність мети, а також визначає чіткі терміни виконання.
Участь співробітників та їх залучення
У MBO співробітники беруть активну участь у процесі постановки цілей, а не просто отримують завдання «зверху». Разом із керівниками вони обговорюють, які цілі реалістичні, значущі та досяжні. Такий підхід допомагає співробітникам краще розуміти, як їхні особисті зусилля впливають досягнення спільних цілей компанії. Крім того, ухвалення участі у постановці цілей формує велику відповідальність за їх досягнення.
Безперервний моніторинг та зворотний зв’язок
Процес контролю у МПО не обмежується фінальною оцінкою після закінчення періоду. Керівники та співробітники регулярно відстежують виконання завдань, що дозволяє своєчасно виявляти проблеми та знаходити рішення.
Постійний зворотний зв’язок допомагає співробітникам коригувати дії, щоб зберігати актуальність та пріоритетність цілей відповідно до бізнес-контексту. Крім того, позитивний зворотний зв’язок за проміжні успіхи сприяє більшій залученості співробітників.
Оцінка та заохочення за досягнення цілей
Оцінка будується на об’єктивних показниках та вимірних результатах, що гарантує прозорість та справедливість. Критерії успіху обговорюються ще етапі постановки цілей.
Метод MBO передбачає, що успішне досягнення цілей заохочується матеріально та нематеріально. Важливо, щоб співробітники чітко бачили прямий зв’язок між своїми зусиллями та нагородами.
Переваги управління з цілей
До переваг МВО варто віднести чіткість і фокус на результат, високу залученість співробітників, прозорість і об’єктивність оцінки, узгодженість цілей усіх рівнів, мотивацію через заохочення та визнання, а також можливість реалізації в різних сферах.
Проблеми та критика управління за цілями
Незважаючи на свої переваги, управління з цілей Management by Objectives має низку проблем і піддається критиці.
Ризик зосередження на короткострокових завданнях
Фокусування уваги на досягненні короткострокових результатів може призвести до того, що співробітники та керівники зосереджуються на найближчих цілях на шкоду довгостроковій стратегії. В результаті можуть страждати складні завдання, наприклад, впровадження інновацій або формування корпоративної культури.
Можлива надмірна залежність від кількісних показників
Якщо основна увага приділяється лише числовим метрикам, велика ймовірність, що такі сфери, як репутація компанії, довгострокові клієнтські відносини, якість обслуговування, зупиняться у розвитку або просідатимуть. Крім того, надмірний акцент на числові цілі тягне за собою прагнення швидкого, але нестійкого результату.
Нестача гнучкості у динамічному середовищі
Якщо в MBO цілі ставляться на тривалий період, без їх перегляду в умовах зовнішніх факторів, що швидко змінюються, наприклад ринкового попиту і нових технологій, статичність стає серйозним обмеженням.
Стрес співробітників через тиск по досягненню результатів
Постійне прагнення до результатів та жорсткі терміни можуть призводити до стресу та вигорання. Регулярний моніторинг прогресу, оцінка результатів та часті перевірки можуть призводити до зниження мотивації, відчуття нестачі автономії.
Найкращі практики ефективного впровадження MBO
Звести до мінімуму ймовірність прояву негативних факторів впровадження МПО можна завдяки грамотному використанню стратегій.
Створення SMART-цілей (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
Під стратегією SMART-цілей розуміють п’ять ключових характеристик, якими має мати кожна мета:
- S (Specific) – конкретна. Мета має бути зрозумілою, чіткою, з конкретними кроками.
- M (Measurable) – вимірна. На етапі цілепокладання формуються конкретні кількісні показники, оцінка яких дозволить визначити результативність роботи.
- A (Achievable) – досяжна. При формуванні мети враховуються ресурси та можливості, що дозволяють її реалізувати.
- R (Relevant) – актуальна. Мета не повинна відокремлюватися від основних завдань, пріоритетів та стратегії компанії.
- T (Time-bound) – обмежена у часі. Результативність досягнення мети оцінюється після конкретного тимчасового проміжку, який встановлюється на початку.
Залучення співробітників у процес постановки цілей
При залученні до розробки цілей співробітники краще розуміють, як їх особисті цілі пов’язані із загальними завданнями компанії. Крім того, це підвищує особисту відповідальність працівників за досягнення результатів.
Надання постійного навчання та підтримки
Постійне навчання дозволяє розвивати необхідні навички та компетенції, які співробітники використовують у роботі для досягнення цілей. Це можуть бути тренінги, воркшопи, менторство та коучинг з наставниками, а також самоосвіта за допомогою надання доступу до навчальних матеріалів та платформ.
Використання технологій для моніторингу та зворотного зв’язку
Активне впровадження технологій моніторингу та зворотного зв’язку дає можливість зробити всі процеси більш ефективними, прозорими та гнучкими. У постановці та відслідковуванні цілей свою ефективність показали Asana, Trello, Jira, Workday, у зборі зворотного зв’язку – 15Five, Culture Amp та інші. Інструменти для комунікації, наприклад Zoom, Microsoft Teams, Slack, дають можливість швидкої організації регулярних зустрічей для обговорення прогресу та збору зворотного зв’язку.
Порівняння MBO з іншими системами встановлення цілей
Будучи однією з найпоширеніших систем встановлення цілей, Management by Objectives нерідко порівнюють з OKR, KPI і системою збалансованих показників.
Порівняння MBO та OKR (цілі та основні результати)
У MBO основна ідея полягає в тому, що керівник та співробітник спільно встановлюють цілі, які мають бути досяжними та вимірними. Надалі ціль закріплюється за співробітником/відділом і формулюється так, щоб її досягнення піддавалося перевірці.
У своїй структурі OKR більш гнучкий метод і передбачає перегляд цілей кожні квартал чи навіть місяць; у МВО робота вибудовується у межах річного циклу. У MBO цілі більш реалістичні та досяжні; OKR орієнтований постановку більш амбітних, «розтяжних» цілей, з можливістю реалізації на 60-70%.
Порівняння MBO та KPI (ключові показники ефективності)
У KPI (Key Performance Indicators) ефективність оцінюється виконання окремих завдань з фокусуванням на кількісних показниках. Кожен KPI – окремий параметр, за яким слідкують у реальному часі. Це дає розуміння, наскільки окремий співробітник чи відділ близький до виконання планів.
KPI не особливо гнучкий, фіксуються на початку періоду. Справедливо зазначити, що КРІ вкрай важливий для щоденного управління та оцінки конкретних кроків досягнення мети.
Порівняння MBO та системи збалансованих показників
BSC (Balanced Scorecard) спрямовує свій фокус на довгострокову стратегію компанії. Структура розвивається за 4 напрямками: фінанси, відносини з клієнтами, масштабування та вдосконалення внутрішніх процесів, розвиток співробітників. BSC дозволяє оцінювати як короткострокові, і довгострокові чинники успіху.
У BSC передбачено безперервний вимір показників та оцінка за всіма чотирма перспективами. Постійний моніторинг дозволяє коригувати стратегії реального часу.
Інструменти та ПЗ для відстеження та аналітики MBO
Сучасні технології для ефективного відстеження та аналізу цілей пропонують велику кількість інструментів, які дозволяють візуалізувати прогрес, давати зворотний зв’язок та аналізувати результати, тим самим забезпечуючи прозорість та залученість кожного члена команди.
- Asana – хмарна платформа для зручної постановки цілей та відстеження їх виконання. Інтерфейс дозволяє призначати співробітників та встановлювати терміни. Чудово інтегрується з Slack, Microsoft Teams.
- В основі Trello лежать канбан-дошки, що дозволяють візуалізувати завдання за допомогою карток та списків. Одна з основних переваг Trello – висока наочність.
- Microsoft Planner та Microsoft Teams використовуються для створення та відстеження завдань, встановлення мети та контролю прогресу. У Teams обговорюються цілі, відбувається збір зворотного зв’язку.
- Lattice дозволяє відстежувати продуктивність та залученість співробітників, отримувати зворотний зв’язок.
Також у МВО використовується 15Five, Jira, Monday.com, SAP SuccessFactor.
Часті питання
Популярність та універсальність МВО спонукає чимало питань, на основні з яких ми відповіли.
Яка основна ціль управління з цілей?
Підвищення ефективності роботи за рахунок узгодження індивідуальних, командних завдань та стратегічних цілей компанії.
Чим MBO відрізняється від традиційного управління результативністю?
Суттєві відмінності від Performance Management спостерігаються на всіх етапах від формування цілей до оцінки ефективності. Традиційна система більше орієнтована на контроль поточної продуктивності, що передбачає регулярність оцінки без прив’язки до стратегічних цілей.
Чи можна ефективно використовувати MBO у малому бізнесі так само, як у великих корпораціях?
Так, за умови правильної організації MBO буде ефективно у малому бізнесі.
Яких поширених помилок слід уникати MBO?
До найчастіших помилок належить постановка нечітких цілей, зосередження виключно на кількісних показниках, використання MBO лише контролю.
Як MBO впливає мотивацію співробітників?
Постановка чітких цілей разом із співробітниками підвищує рівень мотивації та відповідальності.
Які ключові кроки потрібно виконати для успішного впровадження MBO?
Для впровадження МВО необхідно визначити стратегічні цілі компанії, розбити цілі на рівні, сформулювати кожну мету за SMART-критеріями, визначити систему моніторингу та зворотного зв’язку, поєднати цілі із системою мотивації.
